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個人情報保護方針

PRIVACY POLICY

株式会社白山（以下、当社）は、ステークホルダーの皆様から取得した個人情報の重要性を認識し、保護することを当社の事業活動の基本であるとともに経営上の最重要な課題の一つと考えています。

皆様へ安心・安全・信頼のサービスを提供していくため、以下のような基本方針を定め全社員に周知徹底を図り、これを遵守しています。

基本方針

  1. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また、個人情報保護に関する社内規程（以下、当社規程）を定め、これを実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
  2. 当社は、個人情報保護に関する管理体制を確立するとともに、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
  3. 当社は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はお客様からご提供頂いた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
  4. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
  5. 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。

2023年6月5日制定・施行
2023年5月1日改訂

個人情報の利用目的

当社は、お客様から個人情報をご提供頂く場合、予め個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。予め明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意を頂いた上で利用します。
当社が保有する個人情報の利用目的は下記の通りです。

  1. お客様に関する個人情報

    • お客様との商談、お打ち合わせ等
    • 商品、資料等の発送
    • サービス、イベント等のご案内送付
    • 顧客サポート、メンテナンスの提供
    • お問い合わせ・ご相談への対応
    • 各種会員制サービスの提供
    • サービス開発、アンケート調査実施、モニター等の実施
    • 契約の履行

  2. 採用応募者に関する個人情報

    • 採用応募者（インターンシップを含む）への採用情報等の提供・連絡
    • 当社での採用業務管理

  3. 個人情報の適正な取得

    当社では、個人情報の取得は、適法かつ公正な手段で行います。

  4. 個人情報の提供

    1. 当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供しません。
      (1) お客様の同意がある場合
      (2) 法令に基づく場合
      (3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客様の同意を取ることが困難な場合
      (4) 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
      (5) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合
    2. 当社は、上記(04-01)に関わらず、お客様へのサービス提供、お問い合わせ等への対応に関して、当社の関係会社や代理店より対応させて頂くことが適切と判断される場合に、お客様の住所、氏名、電話番号等を当該関係会社等へ提供することがあります。この場合、お客様は当社に対し当該関係会社等への個人情報提供の停止を請求することができます。

  5. 個人情報に関するお問い合わせ

    当お客様の個人情報の開示・訂正・削除等に関するお問い合わせは、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

  6. その他の事項

    1. アクセス情報について
      当サイトでは、より良いサービスをご提供させて頂くために、アクセスログ情報を取得する場合がございます。予めご了承下さい。アクセスログの取得はお客様の個人情報を特定することを目的としたものではありません。
    2. クッキーについて
      当サイトでは、より快適にご利用して頂くために、サイトの一部でクッキー（Cookie）を使用しております。クッキーおよびIPアドレス情報については、それら単独では特定の個人を識別することができないため、個人情報とは考えておりません。なお、クッキー情報については、ブラウザの設定で拒否することが可能です。

内部統制基本方針

INTERNAL CONTROL POLICY

当社は、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下の通り、当社の業務の適正を確保するための内部統制の体制を整備する。

  1. 取締役及び使用人の職務の執行が法令又は定款に適合することを確保するための体制

    • 当社及び役職員が法令及び定款を遵守し、倫理を尊重する行動ができるように、コンプライアンス規程を定める。
    • 当社のコンプライアンスに係る内部通報窓口を利用して、取締役の法令違反につき通報できる体制をとり、コンプライアンス体制の機能状態をモニタリングする。
    • 取締役会の事務局を設置し、①必要に応じて速やかに取締役会を開催し、取締役会上程基準の定める事項が適時に上程・審議される体制とし、②取締役会の議案について十分な審議を可能とする資料の作成支援、議案内容の事前説明を行うことにより、社外取締役及び監査等委員の議案の理解を促し、適法性その他の確認が適切になされることを確保する。
    • 取締役は、他の取締役の法令または定款に違反する行為を発見した場合、直ちに監査等委員会及び取締役会に報告する。
    • 内部監査担当者が監査計画を立案し、各部門の監査を定期的に行う。

  2. 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

    取締役の職務執行に係る情報については、文書管理規程及び情報セキュリティ管理規程に従い、適切に記録、保存、管理する。

  3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

    • 当社のリスク管理を体系的に定めるリスク管理規程を定めるとともに、コンプライアンス・リスク管理委員会にて事業活動を取り巻く様々なリスクの評価・見直しを図り、適宜対策を講じる。
    • 内部監査担当者は各組織のリスク管理状況を監査し、その結果を代表取締役に報告する。

  4. 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

    • 取締役会は、取締役会規程、職務権限規程、業務分掌規程及び稟議規程等を定め、業務執行の責任体制と業務プロセスを明確にすることにより、取締役会の決定に基づく業務執行の迅速かつ効率的な処理を推進する。
    • 取締役の職務の執行を効率的に行うことを確保する体制として、月１回定例の取締役会の他、随時に取締役の大多数で構成する会議を開催し、基本方針・戦略を決定する。

  5. 監査等委員会がその職務を補助すべき使用人に関する事項及び当該使用人の取締役（監査等委員である取締役を除く）からの独立性に関する体制

    監査等委員会が職務を補助すべき職員の設置を求めた場合、取締役会はその職務を遂行するに足る適切な人材を選定する。なお、当該使用人は取締役（監査等委員である取締役を除く）からの独立性を確保するものとする。当該使用人は、その要請された業務の遂行に関して、監査等委員の指示に従い、取締役（監査等委員である取締役を除く）の指揮命令を受けないこととする。

  6. 監査等委員会への報告に関する体制

    • 当社の取締役・使用人等は、法定事項のほか、①当社の経営・業績に影響を及ぼす重要な事項、②内部監査担当者の活動概要、③当社の内部統制に関する活動概要、④内部通報制度の運用の状況を監査等委員会に適時報告する。
    • 当社の取締役・使用人等は、監査等委員会から業務執行に関する事項及びその他重要な事項について報告を求められたときは、速やかにかつ適正に対応する。

  7. 監査等委員会に報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制

    当社は、当社の取締役・使用人等が、監査等委員に報告を行ったことを理由として、不利益な取扱を受けないことを規定しており、適正に対応する。

  8. 監査等委員会の職務の執行について生ずる費用の前払い又は償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に関する方針に関する事項

    • 当社は、監査等委員会の職務の執行上必要と認められる費用について予算化し、その前払い等の請求があるときは当該請求が適正でない場合を除き、速やかにこれに応じることとする。
    • 当社は、監査等委員による緊急又は臨時に支出した費用については、事後の償還請求に応じる。

  9. その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

    • 当社は、監査等委員会が決定した監査基準及び監査実施計画を尊重し、円滑な監査の実施及び監査環境の整備に協力する。
    • 当社は、監査等委員会と代表取締役、本部長との連絡会を定期的に開催し、監査が実効的に行われるための連携を保つよう務める。
    • 当社の内部監査担当者・会計監査人は、監査等委員会と十分な連携を図る。

  10. 反社会的勢力排除に向けた体制

    • 当社は、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力および団体とは、社会的責任および企業防衛等の観点から、断固として対決する旨を、活動方針に定める。
    • 反社会的勢力からの不当な要求があった際は、顧問弁護士へ逐一相談を行うこととする。